Quy trình tổ chức hội thảo quốc tế, hội nghị chuyên đề, tập huấn chuyên môn có yếu tố nước ngoài
09/04/2018 | 3750 lượt xem

Mục đích: Quản lý và hướng dẫn công tác tổ chức hội thảo quốc tế, hội nghị chuyên đề, tập huấn chuyên môn của các đơn vị trong Trường Đại học Kinh tế & Quản trị Kinh doanh.

Phạm vi: Áp dụng cho Ban Giám hiệu, các đơn vị, cá nhân liên quan thuộc Trường Đại học Kinh tế & Quản trị Kinh doanh.

Từ viết tắt:

·        P.KH-TC

Phòng Kế hoạch – Tài chính

·        P.HC-TC

Phòng Hành chính – Tổ chức

·        BGH

Ban Giám hiệu

·        P.KH-CN&HTQT

Phòng Khoa học – Công nghệ & Hợp tác quốc tế

·        HTQT

Hội thảo quốc tế

·        HN-HT

Hội thảo, hội nghị chuyên đề, tập huấn chuyên môn có yếu tố nước ngoài

·        BTC

Ban tổ chức

·        NN

Nước ngoài

Các bước thực hiện:

Quy trình được chia làm 2 trường hợp:

-   Khách của Trường và P.KH-CN&HTQT chủ trì đón khách (Quy trình 3.1)

-   Các đơn vị quản lý mời khách nước ngoài và Phòng KH-CN&HTQT hỗ trợ đón khách (Quy trình 3.2)

* Quy trình 3.1: HN-HT do phòng KH-CN&HTQT làm đầu mối:

Bước

Nội dung

Diễn giải

Trách nhiệm

Biểu mẫu

1

Xin chủ trương

 

- P.KH-CN&HTQT lập tờ trình về việc tổ chức HN-HT, dự kiến chủ đề, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chi phí (sau khi đã thống nhất với bên đối tác) trình BGH phê duyệt

- Thời gian: trước thời điểm diễn ra sự kiện ít nhất 1 tháng

P.KH-CN&HTQT

 

2

Phê duyệt

- BGH xem xét

- Thời gian: Tối đa 03 ngày sau khi nhận tờ trình

- Nếu duyệt tổ chức HN-HT thì tiếp tục bước 3.

- Nếu không duyệt tổ chức HN-HT thì cho lưu hồ sơ theo bước 10.

BGH

 

3

Lập kế hoạch tổ chức, dự trù kinh phí HN-HT

 

·        P.KH-CN&HTQT

-      Lập kế hoạch tổ chức HN-HT.

-      Phối hợp P.HC-TC dự thảo quyết định thành lập BTC và các tiểu ban (nếu cần).

-      Phối hợp P.KH-TC dự trù kinh phí tổ chức.

·        Thời gian: tối đa 03 ngày sau khi tờ trình được duyệt

P.KH-CN&HTQT

 

P.HC-TC

 

P.KH-TC

 

 

 

4

Duyệt kế hoạch

Phê duyệt và ban hành các văn bản trên

BGH

 

5

Phân công

tổ chức

 

Phân công tổ chức cho các thành viên BTC và các trưởng tiểu ban:

-      Tiểu ban nội dung:

§  Thông báo kế hoạch tổ chức đến các bên liên quan.

§  Gửi thư mời tổ chức và cá nhân (trước sự kiện tối thiểu 02 tuần).

§  Gửi mẫu đăng ký tham gia (nếu có).

§  Dự kiến báo cáo viên.

§  Mời phiên dịch viên (nếu cần)

§  Chuẩn bị tài liệu (trước sự kiện 01 tuần): nhận tham luận, phân loại, gửi biên dịch (nếu có), chỉnh sửa lỗi, hoàn thiện bản thảo tài liệu…

§  Chuẩn bị phiếu đánh giá tổ chức HN-HT (nếu có).

§  Xây dựng nội dung chương trình HN-HT, dự kiến chủ toạ, thư ký (nếu có), người dẫn chương trình.

-      Tiểu ban tài chính: vận động tài trợ (nếu cần), xây dựng kế hoạch kinh phí, quà tặng/ tiệc chiêu đãi…

-      Tiểu ban lễ tân:

§  Nhận đăng ký tham luận và tham dự.

§  Lập kế hoạch đón tiếp đại biểu.

-      Tiểu ban hậu cần: chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất cho HN-HT.

BTC HN-HT

 

 

 

 

 

 

 

6

Kiểm tra công tác chuẩn bị

- Trưởng BTC và trưởng các tiểu ban định kỳ (không quá 2 tuần) kiểm tra tiến độ công việc theo kế hoạch tổ chức HN-HT đã phê duyệt.

- Thời gian hoàn tất các nội dung: 03 ngày trước khi diễn ra sự kiện.

Trưởng BTC và trưởng các tiểu ban

 

7

Tổ chức

HN-HT

-      Nghi thức khai mạc: MC tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, phát biểu khai mạc…

-      Phần điều hành của chủ toạ: theo chủ đề HN-HT.

-      Phát và nhận lại phiếu đánh giá công tác tổ chức HN-HT (nếu có).

-      Tặng quà báo cáo viên, đại biểu.

BTC

 

8

 

Tổng kết công tác tổ chức HN-HT

 

 

Trưởng BTC tổ chức họp rút kinh nghiệm về:

-      Nội dung HN-HT.

-      Công tác tổ chức.

-      Công tác báo cáo, phiên dịch.

-      Ý kiến đánh giá của đại biểu.

-      Điều cần rút kinh nghiệm cho HN-HT sau.

-      Gửi thư cảm ơn khách mời, nhà tài trợ.

-      Công tác quảng bá tuyên truyền.

Các nội dung này trình bày trong Báo cáo công tác tổ chức HN-HT.

Trưởng BTC

 

9

Quyết toán sau HN-HT

Các nội dung có sử dụng kinh phí thực hiện quyết toán với P.KH-TC

P.KH-TC

P.KH-CN&HTQT

 

10

 

Lưu hồ sơ

 

Hồ sơ lưu theo thứ tự kiểm soát hồ sơ, gồm:

-      Tờ trình xin phép tổ chức HN-HT.

-      Kế hoạch thực hiện.

-      Chương trình HN-HT.

-      Phiếu đánh giá tổ chức HN-HT (nếu có).

-      Báo cáo công tác tổ chức HN-HT.

P.KH-CN&HTQT

 

Đối với HTQT: Trường cần phải làm Tờ trình xin phép Đại học Thái Nguyên về việc tổ chức HTQT

Bước

Nội dung

Diễn giải

Trách nhiệm

Biểu mẫu

1

Tờ trình gửi ĐHTN

 

- Tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức) trình ĐHTN phê duyệt.

- Thời gian trình: ngay khi có thông tin v/v tổ chức HTQT.

P.KH-CN&HTQT

 

 

2

Tiến hành HTQT

- Nếu được duyệt thì tiến hành HTQT theo đúng chương trình, đề án đã được ĐHTN phê duyệt; thực hiện đúng các quy định hiện hành về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính.

*Thực hiện các bước tương tự mục HN-HT.

- Nếu không được duyệt thì cho lưu hồ sơ.

P.KH-CN&HTQT

 

3

Báo cáo kết quả HTQT

Gửi báo cáo tóm tắt kết quả HTQT cho ĐHTN trong phạm vi 15 ngày kể từ khi kết thúc sự kiện.

P.KH-CN&HTQT

 

 

 

4

Lưu hồ sơ

 

Hồ sơ lưu theo TT Kiểm soát hồ sơ, gồm:

-      Tờ trình xin phép tổ chức HTQT.

-      Kế hoạch thực hiện.

-      Chương trình HTQT.

-      Phiếu đánh giá tổ chức HTQT (nếu có).

-      Báo cáo công tác tổ chức HTQT.

P.KH-CN&HTQT

 

* Quy trình 3.2: Cho trường hợp HN-HT do các Đơn vị làm đầu mối tổ chức

Bước

Hoạt động

Diễn giải

Trách nhiệm

Biểu mẫu

1

Lập tờ trình tổ chức HN-HT

- Lập tờ trình về việc tổ chức HN-HT, dự kiến chủ đề, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chi phí (sau khi đã thống nhất với bên đối tác) trình BGH phê duyệt qua P.KH-CN&HTQT

- Thời gian: trước thời điểm diễn ra sự kiện ít nhất 1 tháng

Đơn vị quản lý

 

 

2

Duyệt kế hoạch

Duyệt kế hoạch, chỉ đạo (tối đa 3 ngày).

- Nếu duyệt tổ chức HN-HT thì tiếp tục bước 3.

- Nếu không duyệt tổ chức HN-HT thì cho lưu hồ sơ theo bước 10.

BGH

 

3

Lập kế hoạch tổ chức, dự trù kinh phí HN-HT

 

-      Lập kế hoạch tổ chức HN-HT.

-      Phối hợp P.HC–TC dự thảo quyết định thành lập BTC và các tiểu ban (nếu cần).

-      Phối hợp P.KH-TC dự trù kinh phí tổ chức.

·        Thời gian: tối đa 03 ngày sau khi tờ trình được duyệt

P.HC-TC

 

P.KH-TC

 

4

Duyệt kế hoạch

Phê duyệt và ban hành các văn bản trên

BGH

 

5

Phân công

tổ chức

 

Phân công tổ chức cho các thành viên BTC và các trưởng tiểu ban:

-      Tiểu ban nội dung:

§  Thông báo kế hoạch tổ chức đến các bên liên quan.

§  Gửi thư mời tổ chức và cá nhân (trước sự kiện tối thiểu 02 tuần). Đối với khách NN, P.KH-CN&HTQT hỗ trợ mời khách và làm thủ tục visa (nếu cần).

§  Gửi mẫu đăng ký tham gia (nếu có).

§  Dự kiến báo cáo viên.

§  Mời phiên dịch viên (nếu cần)

§  Chuẩn bị tài liệu (trước sự kiện 01 tuần): nhận tham luận, phân loại, gửi biên dịch (nếu có), chỉnh sửa lỗi, hoàn thiện bản thảo tài liệu…

§  Chuẩn bị phiếu đánh giá tổ chức HN-HT (nếu có).

§  Xây dựng nội dung chương trình HN-HT, dự kiến chủ toạ, thư ký (nếu có), người dẫn chương trình.

-      Tiểu ban tài chính: vận động tài trợ (nếu cần), xây dựng kế hoạch kinh phí, quà tặng/ tiệc chiêu đãi…

-      Tiểu ban lễ tân:

§  Nhận đăng ký tham luận và tham dự.

§  Lập kế hoạch đón tiếp đại biểu.

-      Tiểu ban hậu cần: chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất cho HN-HT.

BTC HN-HT

 

P.KH-CN&HTQT

 

6

Kiểm tra công tác chuẩn bị

- Trưởng BTC và trưởng các tiểu ban định kỳ (không quá 2 tuần) kiểm tra tiến độ công việc theo kế hoạch tổ chức HN-HT đã phê duyệt.

- Thời gian hoàn tất các nội dung: 03 ngày trước khi diễn ra sự kiện.

Trưởng BTC và trưởng các tiểu ban

 

7

Tổ chức

HN-HT

-      Nghi thức khai mạc: MC tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, phát biểu khai mạc…

-      Phần điều hành của chủ toạ: theo chủ đề HN-HT.

-      Phát và nhận lại phiếu đánh giá công tác tổ chức HN-HT (nếu có).

-      Tặng quà báo cáo viên, đại biểu.

BTC

 

8

 

Tổng kết công tác tổ chức HN-HT

 

 

Trưởng BTC tổ chức họp rút kinh nghiệm về:

-      Nội dung HN-HT.

-      Công tác tổ chức.

-      Công tác báo cáo, phiên dịch.

-      Ý kiến đánh giá của đại biểu.

-      Điều cần rút kinh nghiệm cho HN-HT sau.

-      Gửi thư cảm ơn khách mời, nhà tài trợ.

-      Công tác quảng bá tuyên truyền.

Các nội dung này trình bày trong Báo cáo công tác tổ chức HN-HT.

Trưởng BTC

 

9

Quyết toán sau HN-HT

Các nội dung có sử dụng kinh phí thực hiện quyết toán với P.KH-TC

P.KH-TC

Đơn vị quản lý

 

10

 

Lưu hồ sơ

 

Đơn vị quản lý lưu Hồ sơ  theo thứ tự kiểm soát hồ sơ, gồm:

-      Tờ trình xin phép tổ chức HN-HT.

-      Kế hoạch thực hiện.

-      Chương trình HN-HT.

-      Phiếu đánh giá tổ chức HN-HT (nếu có).

-      Báo cáo công tác tổ chức HN-HT.

Chuyển 01 bản sao hồ sơ cho P.KH-CN&HTQT

P.KH-CN&HTQT

 

Đơn vị quản lý