Quy trình quản lý đoàn vào
09/04/2018 | 2629 lượt xem

Mục đích: Nhằm hướng dẫn chi tiết cách thức đón khách nước ngoài vào làm việc tại Trường Đại học Kinh tế & Quản trị Kinh doanh.

Phạm vi: Áp dụng cho Ban Giám hiệu, các đơn vị, cá nhân liên quan thuộc trường Đại học Kinh tế & Quản trị Kinh doanh.

Từ viết tắt:

·        P.KH-TC

Phòng Kế hoạch – Tài chính

·        P.HC-TC

Phòng Hành chính – Tổ chức

·        BGH

Ban Giám hiệu

·        P.KH-CN&HTQT

Phòng Khoa học – Công nghệ & Hợp tác quốc tế

Các bước thực hiện:

Bước

Hoạt động

Mô tả

Trách nhiệm

Biểu mẫu

1

Tiếp nhận thông tin và kế hoạch đoàn vào

 

Xác nhận chương trình làm việc cụ thể với phía đối tác (qua email/điện thoại) bao gồm các nội dung sau:

• Thời gian làm việc

• Địa điểm

• Thành phần (số lượng, chức danh người tham dự)

• Nội dung

• Hỗ trợ Visa/ Chỗ ở/ Đưa đón, Phương tiện đi lại (nếu cần)

P.KH-CN&HTQT 

 

2

Xin chủ trương

Gửi văn bản xin chủ trương tới BGH sau khi văn bản và hồ sơ liên quan đã được lãnh đạo P. KH-CN&HTQT xem xét

BGH

P.KH-CN&HTQT

Tờ trình

3

Lập dự toán đoàn vào

Lập dự toán đoàn vào theo Thông tư mới nhất của Bộ Tài chính và chuyển cho P.KH-TC, trình BGH duyệt

BGH

P.KH-TC

P.KH-CN&HTQT

 

4

Hướng dẫn thủ tục

Hỗ trợ phía đối tác xin visa nhập cảnh Việt Nam

P.KH-CN&HTQT 

 

5

Công tác chuẩn bị

- Thông báo lịch làm việc với phía đối tác cho BGH.

- Thông báo cho cá nhân và đơn vị sẽ tham gia làm việc với phía đối tác.

- Chuẩn bị công tác hậu cần (trà nước, phòng ốc, âm thanh…)

- Chuẩn bị brochure, video trường hoặc quà cho đối tác (nếu cần)

- Xin xe đưa đón khách :

•      Liệt kê chi tiết công tác đưa đón khách: thời gian, số buổi, địa điểm, số lượng người

•      Trình trưởng/phó phòng ký duyệt

•      Chuyển cho P.HC-TC để sắp xếp xe và tài xế.

P.KH-CN&HTQT

 

P.HC-TC

 

6

Tổ chức thực hiện

- Trong  quá  trình  đón  tiếp  và làm việc, đơn vị chủ trì, P.KH-CN&HTQT có trách nhiệm ghi lại toàn bộ những thông tin, nội dung, kết quả làm việc hoặc những vấn đề khác có liên quan mà đơn vị đã thảo luận  bàn bạc và ký kết hợp tác với nhau.

- P.KH-CN&HTQT sắp xếp kế hoạch đưa khách đi tour dựa trên kế hoạch làm việc. Một số tour đề xuất như Bảo tàng dân tộc, Hồ Núi Cốc…

P.KH-CN&HTQT

 

Các đơn vị và cá nhân thực hiện nhiệm vụ được phân công 

Biên bản

7

Báo cáo kết quả làm việc

P.KH-CN&HTQT báo cáo báo cáo kết  quả làm việc với đoàn khách bằng văn bản  gửi  BGH chậm  nhất  là 05 ngày sau khi kết thúc.

P.KH-CN&HTQT

Báo cáo

8

Thanh quyết toán

Liệt kê chi tiết các mục đã chi kèm theo hóa đơn, chứng từ. Sau đó đưa trưởng/phó phòng ký duyệt và chuyển cho P.KH-TC

P. KH-CN&HTQT

P. KH-TC

 

9

Lưu hồ sơ

Các văn bản tài liệu liên quan được lưu trữ trong hồ sơ đoàn vào

P. KH-CN&HTQT