Quy trình quản lý đoàn ra
06/04/2018 | 2702 lượt xem

Mục đích: Nhằm hướng dẫn đoàn cán bộ, giảng viên đi công tác, học tập tại nước ngoài.

Phạm vi: Áp dụng cho Ban Giám hiệu, các đơn vị và cá nhân liên quan thuộc Trường Đại học Kinh tế & Quản trị Kinh doanh

Từ viết tắt:

·        ĐR

Đoàn ra

·        P.HC-TC

Phòng Hành chính – Tổ chức

·        NSNN

Ngân sách Nhà nước

·        UBND

Ủy ban Nhân dân

·        BGH

Ban Giám hiệu

·        ĐHTN

Đại học Thái Nguyên

·        HTQT

Hợp tác quốc tế

·        PA83

Phòng an ninh chính trị nội bộ (Công an tỉnh Thái Nguyên)

·        PA61

Phòng bảo vệ chính trị (Công an tỉnh Thái Nguyên)

·        Phòng KH-CN&HTQT

Phòng Khoa học – Công nghệ & Hợp tác quốc tế

Các bước thực hiện:

1.1. Trường hợp đoàn (cá nhân) đi công tác nước ngoài sử dụng NSNN

Bước

Hoạt động

Diễn giải

Trách nhiệm

Biểu mẫu

1

Tiếp nhận thông tin

- P. KH-CN&HTQT tiếp nhận  thư mời từ phía đối tác;

- Nhận thư mời của phía nước ngoài, đầy đủ 4 yếu tố: Thời gian, Điểm đến, Nội dung, Kinh phí

P.KH-CN&HTQT

 

2

Trình Hiệu trưởng phê duyệt

P. KH-CN&HTQT gửi văn bản trình Hiệu trưởng gồm:

+ Tờ  trình về việc đoàn công tác nước ngoài (trong tờ trình ghi rõ: mục đích, thời gian dự kiến, kế hoạch làm việc, thành phần tham gia, nguồn kinh phí; 

+ Thư mời từ phía đối tác gửi P. KH-CN&HTQT (nếu là ngôn ngữ khác tiếng Anh thì P.KH-CN&HTQT phải dịch nội dung của Thư mời)

Hiệu trưởng

 

P.KH-CN&HTQT

 

 

3

Ra Quyết định

Sau khi được Hiệu trưởng phê duyệt, P.KH-CN&HTQT gửi hồ sơ cho P.HC-TC trình Hiệu trưởng ra Quyết định cử đoàn ra. Riêng đối với cán bộ được cử đi công tác là Hiệu trưởng, P.HC-TC trình Giám đốc ĐHTN ra Quyết định cử đoàn ra.

Giám đốc ĐHTN

Hiệu trưởng

P.HC-TC

 

4

Lập dự toán đoàn ra

- P.KH-CN&HTQT tiến hành lập dự toán đoàn ra:

+ Kinh phí do phía mời đài thọ toàn bộ : Không lập dự toán

+ Kinh phí do phía mời đài thọ một phần: Căn cứ bản dịch thư mời, lập dự toán cho các hạng mục không được tài trợ.

Kinh phí từ đoàn ra: Lập dự toán theo Thông tư mới nhất của Bộ Tài chính

- P.KH-CN&HTQT hoàn thiện dự toán gửi P.KH-TC trình phê duyệt

P.KH-CN&HTQT

Hiệu trưởng

P.KH-TC

 

5

Hướng dẫn thủ tục

- Cá nhân nhận Quyết định của Hiệu trưởng để chuẩn bị các thủ tục tiếp theo.

- Đối với hộ chiếu công vụ, visa,…, P.KH-CN&HTQT làm thủ tục cho đoàn;

Cá nhân nhận Quyết định

P.KHCN&HTQT

 

6

Đặt vé phương tiện đi lại và tạm ứng kinh phí đoàn ra

Căn cứ lịch trình, đặt vé phương tiện đi lại cho đoàn công tác

P.KHCN&HTQT

 

7

Báo cáo đoàn ra

P.KH-CN&HTQT soạn công văn báo cáo đoàn ra gửi Ban HTQT (ĐHTN), PA61, PA83 (Công an tỉnh Thái Nguyên và Sở Ngoại vụ (UBND tỉnh Thái Nguyên

P.KH-CN&HTQT

Báo cáo

8

Báo cáo kết quả đi công tác

Sau khi kết thúc chuyến công tác nước ngoài, trưởng đoàn gửi báo cáo kết  quả chuyến công tác nước ngoài đến BGH thông qua P.KH-CN&HTQT chậm nhất là 07 ngày sau khi về nước.

Trưởng đoàn công tác

BGH

P.KH-CN&HTQT

Báo cáo

9

Thanh quyết toán

P.KH-CN&HTQT căn cứ hồ sơ làm thủ tục thanh quyết toán:

- Báo cáo chuyến công tác

- Bản đề nghị quyết toán chuyến công tác

- Vé phương tiện đi lại

- Chứng từ chi phí khác

Phòng KH-TC xét duyệt hồ sơ, làm thủ tục trình Hiệu trưởng phê duyệt quyết toán đoàn ra.

P.KH-CN&HTQT

P.KH-TC

Hiệu trưởng

 

10

Lưu hồ sơ

Các văn bản tài liệu liên quan được lưu vào hồ sơ đoàn ra

P.KH-CN&HTQT

 

1.2. Trường hợp đoàn (cá nhân) đi công tác/học tập ở nước ngoài bằng nguồn kinh phí tự túc hoặc tự khai thác

Bước

Hoạt động

Diễn giải

Trách nhiệm

Biểu mẫu

1

Tiếp nhận thông tin

Đoàn  (cá  nhân)  chuẩn  bị  hồ sơ gửi P.KH-CN&HTQT gồm:

+ Đơn xin đi công tác nước ngoài có xác nhận của lãnh đạo Khoa, Phòng, Trung tâm (trong tờ trình ghi rõ: mục  đích, thời gian dự kiến, kế hoạch làm việc, thành phần tham gia, nguồn kinh phí)

+ Thư mời từ phía đối tác gửi (nếu là ngôn  ngữ  khác  tiếng Anh thì đoàn  (cá  nhân)  phải dịch nội dung của thư mời)

Đoàn, cá nhân có liên quan

P.KH-CN&HTQT

 

2

Duyệt

- P.KH-CN&HTQT tiếp nhận hồ sơ, gửi Văn bản kèm hồ sơ đến P. HC-TC làm các thủ tục trình Hiệu trưởng quyết định cho đoàn (cá nhân) đi công tác nước ngoài.

P.KH-CN&HTQT

P.HC-TC

Hiệu trưởng

 

3

Ra Quyết định

- Sau khi được Hiệu trưởng phê duyệt, P.KH-CN&HTQT gửi hồ sơ cho P.HC-TC trình Hiệu trưởng ra Quyết định cử đoàn ra.

- Đối với đoàn công tác/học tập do thẩm quyền của Giám đốc ĐHTN ra quyết định, P.HC-TC trình Giám đốc ĐHTN ra quyết định cử đoàn ra

Giám đốc ĐHTN

Hiệu trưởng

P.HC-TC

3

4

Hướng dẫn thủ tục

Đoàn (cá nhân) nhận Quyết định cử đoàn ra (02bản có dấu và chữ ký mực) để chuẩn bị các thủ tục tiếp theo (hộ chiều, visa...);

Đoàn, cá nhân có liên quan

P.KHCN&HTQT

 

5

Báo cáo đoàn ra

P.KH-CN&HTQT soạn công văn báo cáo đoàn ra gửi Ban HTQT (ĐHTN), PA61, PA83 (Công an tỉnh Thái Nguyên và Sở Ngoại vụ (UBND tỉnh Thái Nguyên)

P.KH-CN&HTQT

 

6

Báo cáo kết quả đi công tác

Sau khi kết thúc chuyến công tác nước ngoài, đoàn (cá nhân) báo cáo kết quả chuyến công tác nước ngoài đến P.KH-CN&HTQT chậm nhất là 07 ngày sau khi về nước.

Đoàn, cá nhân có liên quan

P.KHCN&HTQT

 

7

Lưu hồ sơ

Các văn bản tài liệu liên quan được lưu vào hồ sơ đoàn ra

P.KH-CN&HTQT